Skip to content
Cobee Support
Cobee Support

Afspraak inplannen

Met de afsprakenmodule plan je afspraken in voor bewoners, bijvoorbeeld voor woningopnames, sleuteloverdrachten of renovatiebezoeken. Je doorloopt een wizard van vijf stappen: instellingen, adressen, beschikbaarheid, clusters en het afspraakoverzicht. Na het doorlopen van de wizard kunnen bewoners via de app of een uitnodiging zelf een moment kiezen.

➕ Afspraak aanmaken

  1. Ga naar Projecten > Afspraken.
  2. Klik op + Toevoegen.

De wizard opent met vijf stappen die je achtereenvolgens doorloopt.

⚙️ Stap 1: Instellingen

In deze stap stel je de basisgegevens van de afspraak in: hoe de afspraak eruitziet, wat bewoners mogen doen en of je meldingen wilt ontvangen.

  1. Kies een kleur zodat de afspraak herkenbaar is in de agenda. Elke afspraak krijgt een eigen kleur, handig als je meerdere afspraken naast elkaar hebt lopen.
  2. Vul een onderwerp in (bijvoorbeeld "Woningopname" of "Sleuteloverdracht"). Dit onderwerp zien bewoners in de app en in uitnodigingen.
  3. Voeg je contactgegevens toe (e-mailadres en telefoonnummer). Bewoners kunnen hiermee contact opnemen bij vragen over de afspraak.
  4. Stel de rechten voor bewoners in:
    • Bewoner mag afspraak alleen inzien: de bewoner kan de afspraak bekijken maar niet wijzigen of annuleren. Kies dit als je zelf de planning wilt beheren.
    • Bewoner kan afspraak annuleren: de bewoner kan de afspraak zelf annuleren. Het vrijgekomen tijdslot wordt weer beschikbaar voor andere bewoners.
  5. Geef aan of je meldingen wilt ontvangen bij wijzigingen. Je ontvangt dan een e-mail als een bewoner een afspraak kiest, wijzigt of annuleert.
  6. Stel eventueel automatische herinneringen in:
    • Kies of herinneringen per e-mail en/of SMS worden verstuurd.
    • Geef aan hoeveel uur van tevoren de herinnering wordt verstuurd (bijvoorbeeld 24 of 48 uur).
    • Stel de teksten voor de herinneringen samen. Gebruik placeholders om automatisch de naam, datum en het tijdstip in te vullen.
  7. Klik op Opslaan en volgende.

📍 Stap 2: Adressen kiezen

In deze stap selecteer je voor welke adressen je de afspraak wilt inplannen.

  1. Selecteer alle adressen waarvoor je de afspraak wilt inplannen.
  2. Gebruik eventueel groepfilters om snel de juiste adressen te selecteren. Je kunt filteren op groepen die je eerder hebt aangemaakt bij Adressen.
  3. Klik op Opslaan en volgende.

📅 Stap 3: Beschikbaarheid opgeven

Kies eerst het type afspraak. Dit bepaalt hoe bewoners hun afspraak inplannen.

📅 Vooraf inplannen

Bij Vooraf inplannen geef je specifieke tijden en dagen aan waarop een afspraak kan plaatsvinden. Jij plant de afspraken in op exacte tijdslots, of bewoners kiezen zelf uit de beschikbare tijden.

  1. Kies of je afspraken plant op een specifieke dag en tijd of binnen een dagdeel (bijvoorbeeld van 8:00 tot 11:00 uur). Kies dag-en-tijd als je exacte controle wilt over de planning. Kies dagdeel als bewoners alleen een ochtend, middag of avond hoeven te kiezen.
  2. Geef de startdatum en einddatum op. Binnen deze periode kunnen afspraken worden ingepland.
  3. Stel de benodigde tijd per afspraak in (bijvoorbeeld 30 of 45 minuten).
  4. Geef eventueel aan wanneer een bewoner een melding krijgt als hij niet op tijd een afspraak kiest.

✋ Vrije keuze

Bij Vrije keuze kunnen bewoners zelf hun gewenste datum en tijd kiezen op basis van beschikbare tijdsvakken. Je stelt meerdere tijdsvakken beschikbaar en bewoners kiezen het moment dat het beste past.

📆 Beschikbaarheid in de agenda

  1. Zet het schuifje aan als je per persoon de beschikbaarheid wilt opgeven. Dit is handig als meerdere medewerkers afspraken uitvoeren.
  2. Sleep tijdsblokken in de weekagenda naar de momenten waarop jij of de verantwoordelijke beschikbaar is.
  3. Gebruik de knop Overnemen om de planning van een andere week of verantwoordelijke over te nemen. Handig als alle medewerkers dezelfde werktijden hebben.

🗂️ Stap 4: Clusters selecteren

Clusters groeperen adressen zodat afspraken per gebied worden ingepland. Dit voorkomt dat je van de ene locatie naar de andere moet reizen.

  1. Maak een of meerdere clusters aan (bijvoorbeeld "Wijk Noord" en "Wijk Zuid").
  2. Wijs adressen toe aan een cluster.
  3. Wijs verantwoordelijken toe aan elk cluster. De verantwoordelijke ziet alleen de afspraken van het eigen cluster.

Let op: Meer clusters kan betekenen dat er meer stilstand in de planning ontstaat. Gebruik clusters alleen als het nodig is voor een efficiënte route. Lees meer in Clusters instellen.

📋 Stap 5: Afspraken overzicht

In het overzicht zie je alle adressen met hun planning. Dit is het scherm waar je dagelijks mee werkt om afspraken te beheren.

  1. Klik op Inplannen bij een adres om een afspraak in te plannen. Je ziet de beschikbare tijdslots en kiest het gewenste moment.
  2. Voeg notities toe aan een afspraak voor extra informatie (bijv. "Hond aanwezig" of "Bewoner belt terug").
  3. Wijs labels toe voor een betere organisatie en filtering.
  4. Controleer of bewoners de afspraak hebben bevestigd via de status.

🔗 Gerelateerde artikelen

Powered by Plain