Brief versturen

Met een brief bereik je bewoners per post. Je stelt de brief samen in Cobee, kiest het briefpapier en de verzendopties, en verstuurt via de bezorgdienst of downloadt de brieven om ze zelf te versturen. Een brief per post is handig wanneer je bewoners formeel wilt informeren, bijvoorbeeld over werkzaamheden, een uitnodiging voor een bewonersavond of een aankondiging.

📍 Adressen selecteren

1. Ga naar Projecten > Correspondentie.

2. Klik op + Toevoegen.

3. Selecteer de adressen in de kolom Brief.

4. Filter eventueel op groepen of e-mailvoorkeur om snel de juiste ontvangers te vinden.

5. Klik op Opslaan en volgende.

⚙️ Verzendopties instellen

Bij de verzendopties bepaal je hoe de brief wordt gedrukt en verstuurd.

1. Kies of je de brieven wilt laten versturen via Cobee (de bezorgdienst drukt en verstuurt) of zelf verstuurt (je downloadt de PDF's en print ze zelf).

2. Geef aan of je de brief op eigen briefpapier wilt laten afdrukken. Dit is handig als je organisatie eigen briefpapier heeft ingesteld in de bibliotheek.

3. Kies of je de brieven dubbelzijdig wilt afdrukken. Dit bespaart papier en verlaagt de verzendkosten bij langere brieven.

4. Selecteer de envelop (A5 of A4) en eventueel een retourenvelop als je een antwoord verwacht.

📅 Verzenddatum en bezorging

1. Selecteer via de kalender bij Aanleveren bij bezorgdienst wanneer de brieven verstuurd worden.

2. Kies de bezorgsnelheid:

   • Snelle bezorging aan: bezorging binnen 2 werkdagen (hogere verzendkosten)

   • Snelle bezorging uit: bezorging binnen 7 dagen (lagere verzendkosten)

📬 Aangetekend versturen

Wil je extra zekerheid dat de brief aankomt? Selecteer Aangetekend versturen:

• De ontvanger tekent voor ontvangst.

• Je kunt de zending online volgen via track & trace.

• Handig bij officiële of juridisch relevante correspondentie.

📝 Brief samenstellen

1. Klik op Samenstellen om de brief op te stellen.

2. Schrijf de brief in het tekstvak. Gebruik de opmaakbalk voor:

   • Afbeeldingen: voeg afbeeldingen toe vanuit de mediabibliotheek

   • Losse teksten: voeg opgeslagen tekstblokken toe uit de bibliotheek

   • Placeholders: voeg variabele gegevens toe, zoals voornaam of huisnummer. Deze worden automatisch per ontvanger ingevuld.

📎 Bijlagen toevoegen

Voeg eventueel een bijlage toe aan de brief, bijvoorbeeld een plattegrond of een informatieblad.

1. Klik op Bijlage toevoegen en upload een PDF-bestand.

✔️ Controleren en verzenden

1. Bekijk het voorbeeld ter controle.

2. Klik op Controleren voor verzenden.

3. Controleer of alle velden juist zijn ingesteld en bekijk het kostenoverzicht.

4. Klik op Goedkeuren.

5. Controleer het aantal te versturen brieven.

6. Klik op Verzenden om via Cobee te versturen, of klik op Download om de brieven zelf te versturen.

🔗 Gerelateerde artikelen

• Brief per e-mail versturen — verstuur een brief als PDF-bijlage per e-mail

• E-mail versturen — verstuur een e-mail naar bewoners

• Kosten en prijsoverzicht voor brieven — bekijk de verzendkosten voordat je verstuurt

• Bezorgstatus volgen na verzending — controleer de bezorgstatus per ontvanger

• Placeholders gebruiken in correspondentie — personaliseer berichten met dynamische velden

• Correspondentie annuleren — annuleer een ingeplande verzending