Correspondentie met KYP-koppeling
Met een KYP-koppeling verstuur je correspondentie automatisch op basis van de planning in KYP (Know Your Project). Je koppelt de correspondentie aan een KYP-taak en bepaalt hoeveel tijd van tevoren bewoners bericht ontvangen. Dit is handig als je bewoners wilt informeren over aankomende werkzaamheden, zonder handmatig de verzenddatum per adres in te stellen.
🔗 Wat is een KYP-koppeling?
KYP is een externe planningsintegratie die Cobee kan gebruiken voor het plannen van werkzaamheden per adres. Als je project gekoppeld is aan KYP, kun je correspondentie automatisch laten versturen op basis van de KYP-planning. Cobee verstuurt het bericht dan een bepaald aantal dagen of uren voordat de werkzaamheden bij een adres beginnen.
📍 Correspondentie koppelen aan een KYP-taak
- Ga naar Projecten > Correspondentie.
- Klik op + Toevoegen.
- Zet het schuifje Gebruik KYP aan.
- Selecteer de KYP-taak waaraan je de correspondentie wilt koppelen. Je ziet hier de beschikbare taken uit je KYP-planning.
👥 Adressen selecteren
- Selecteer de adressen in de kolom van de gewenste verzendmethode (brief, e-mail, sms of push).
- Klik op Opslaan en volgende.
📅 Verzendmoment bepalen
Bij een KYP-koppeling stel je geen vaste verzenddatum in, maar bepaal je hoeveel tijd van tevoren het bericht wordt verstuurd.
- Kies hoeveel dagen of uren van tevoren de correspondentie verstuurd wordt.
- Selecteer of je per adres wilt versturen volgens de KYP-planning, of alle adressen tegelijk:
- Per adres: elk adres ontvangt het bericht op basis van de eigen planning in KYP. Handig als adressen op verschillende momenten aan de beurt zijn.
- Alle adressen tegelijk: de correspondentie wordt verstuurd zodra het eerste adres is ingepland in KYP. Gebruik dit als je alle bewoners tegelijk wilt informeren.
📝 Correspondentie samenstellen
- Klik op Samenstellen om de brief, e-mail, sms of het pushbericht op te stellen.
- Schrijf het bericht in het tekstvak. Gebruik de opmaakbalk voor:
- Afbeeldingen: voeg afbeeldingen toe vanuit de mediabibliotheek
- Losse teksten: voeg opgeslagen tekstblokken toe uit de bibliotheek
- Placeholders: voeg variabele gegevens toe, zoals voornaam of huisnummer
Tip: Bij een KYP-koppeling kun je ook de placeholders Startdatum en Einddatum gebruiken. Deze worden automatisch per adres ingevuld op basis van de KYP-planning. Zo ontvangt elke bewoner de juiste data.
✔️ Controleren en verzenden
- Bekijk het voorbeeld ter controle.
- Klik op Controleren voor verzenden.
- Controleer of alle velden juist zijn ingesteld.
- Klik op Goedkeuren en Verzenden.
De correspondentie wordt nu automatisch verstuurd volgens de KYP-planning.
🔗 Gerelateerde artikelen
- Brief versturen — verstuur een brief per post
- E-mail versturen — verstuur een e-mail naar bewoners
- Placeholders gebruiken in correspondentie — gebruik KYP-placeholders zoals startdatum en einddatum
- KYP koppelen — koppel je project aan KYP
- Correspondentie annuleren — annuleer een KYP-gekoppelde correspondentie