Skip to content
Cobee Support
Cobee Support

Herinneringen toevoegen

Met herinneringen stuur je automatisch een bericht naar bewoners die hun draagvlakformulier nog niet hebben ingevuld of ondertekend. Je plant de herinnering vooraf in en Cobee verstuurt deze op het gewenste moment. Dit is handig als de reactietermijn nadert en je de respons wilt verhogen zonder handmatig adressen te selecteren. Cobee filtert automatisch: alleen bewoners zonder ingevuld formulier ontvangen de herinnering.

Let op: Herinneringen worden alleen verstuurd naar adressen waarvan op dat moment nog geen ingevuld of ondertekend formulier retour is. Bewoners die al hebben gereageerd ontvangen geen herinnering.

🔔 Wanneer een herinnering gebruiken?

Gebruik een herinnering als:

  • De reactietermijn nadert en niet alle bewoners hebben gereageerd
  • Je de respons wilt verhogen zonder het formulier opnieuw te versturen
  • Je een gepland moment wilt inzetten (bijvoorbeeld een week voor de deadline)

Wil je het formulier opnieuw versturen naar specifieke adressen? Gebruik dan Draagvlakmeting opnieuw versturen. Het verschil is dat een herinnering automatisch naar alle ontbrekende adressen gaat, terwijl opnieuw versturen je laat kiezen welke adressen het formulier opnieuw ontvangen.

🔔 Herinnering aanmaken

  1. Ga naar Projecten > Draagvlak > Herinneringen.
  2. Klik op + Toevoegen.

⚙️ Instellingen

  1. Vul het onderwerp van de herinnering in. Kies een duidelijk onderwerp dat bewoners herkennen, bijvoorbeeld "Herinnering: draagvlakmeting [projectnaam]".
  2. Selecteer in de kalender de datum en het tijdstip waarop de herinnering verstuurd wordt. Plan de herinnering ruim voor de deadline in, zodat bewoners nog tijd hebben om te reageren.

✉️ Brief opmaken

De brief wordt per post verstuurd naar bewoners die het formulier nog niet hebben ingevuld.

  1. Schrijf de herinneringsbrief in het tekstvak. Gebruik de opmaakbalk voor:
    • Afbeeldingen: voeg afbeeldingen toe vanuit de mediabibliotheek
    • Losse teksten: voeg opgeslagen tekstblokken toe uit de bibliotheek
    • Placeholders: voeg variabele gegevens toe, zoals voornaam of huisnummer. Zie Placeholders gebruiken voor een overzicht.
  2. Vink aan of je de originele bestanden als bijlage wilt meesturen. Dit stuurt het oorspronkelijke draagvlakformulier opnieuw mee, zodat de bewoner het direct bij de hand heeft.
  3. Klik op Opslaan en volgende.

📧 E-mail opmaken

De e-mail wordt verstuurd naar bewoners die het formulier nog niet digitaal hebben ingevuld.

  1. Vul het onderwerp van de e-mail in.
  2. Schrijf de e-mail in het tekstvak. Gebruik de opmaakbalk voor afbeeldingen, losse teksten en placeholders.
  3. Vink aan of je de originele bestanden als bijlage wilt meesturen.
  4. Klik op Opslaan en volgende.

✔️ Controleren en opslaan

  1. Download de documenten ter controle, of verstuur een test per e-mail naar jezelf.
  2. Klik op Opslaan.
  3. Klik op Ja om de herinnering te bevestigen en in te plannen.

De herinnering wordt op het ingestelde moment automatisch verstuurd. Je kunt de status van de herinnering terugvinden op de pagina Herinneringen.

🔗 Gerelateerde artikelen

Powered by Plain