Brief per e-mail versturen
Met een brief per e-mail verstuur je een brief als PDF-bijlage in een e-mail. Je stelt zowel de brief als een begeleidende e-mail samen. Dit is een goed alternatief voor een brief per post: bewoners ontvangen de brief digitaal, er zijn geen verzendkosten en de bezorging gaat direct. Gebruik deze optie als je bewoners formeel wilt informeren maar geen fysieke brief nodig hebt.
📍 Adressen selecteren
- Ga naar Projecten > Correspondentie.
- Klik op + Toevoegen.
- Selecteer de adressen in de kolom Brief per e-mail.
- Filter eventueel op groepen of e-mailvoorkeur om snel de juiste ontvangers te vinden.
- Klik op Opslaan en volgende.
Tip: Het envelop-icoon geeft aan welke contactpersonen een e-mailadres hebben. Bewoners zonder e-mailadres kun je niet per e-mail bereiken.
📅 Verzenddatum kiezen
- Selecteer via de kalender bij Verzenden op wanneer de e-mails verstuurd worden.
Tip: Je kunt de verzending ook inplannen voor een datum in de toekomst. Handig als je een brief wilt voorbereiden en pas later wilt versturen.
📝 Brief samenstellen
De brief wordt als PDF-bijlage meegestuurd. De opmaak is vergelijkbaar met een gewone brief.
- Klik op Samenstellen brief om de brief op te stellen.
- Schrijf de brief in het tekstvak. Gebruik de opmaakbalk voor:
- Afbeeldingen: voeg afbeeldingen toe vanuit de mediabibliotheek
- Losse teksten: voeg opgeslagen tekstblokken toe uit de bibliotheek
- Placeholders: voeg variabele gegevens toe, zoals voornaam of huisnummer
Tip: Klik op Tekst overnemen van algemene brief om tekst uit een eerder samengestelde brief te hergebruiken. Zo hoef je niet alles opnieuw te schrijven.
📧 E-mail samenstellen
De begeleidende e-mail is de e-mail die de ontvanger ziet met de brief als bijlage.
- Klik op Samenstellen e-mail om de begeleidende e-mail op te stellen.
- Vul het onderwerp van de e-mail in. Kies een duidelijk onderwerp zodat de bewoner de e-mail herkent.
- Schrijf de e-mail in het tekstvak. Gebruik de opmaakbalk voor afbeeldingen, losse teksten en placeholders.
📎 Bijlagen toevoegen
Voeg eventueel extra bijlagen toe aan de brief of e-mail, zoals een plattegrond of een informatieblad.
- Klik op Bijlage toevoegen en upload een PDF-bestand.
Let op: Alleen PDF-bestanden in staand A4-formaat zijn toegestaan. Maximale bestandsgrootte is 8 MB.
✔️ Controleren en verzenden
- Bekijk het voorbeeld ter controle.
- Klik op Controleren voor verzenden.
- Controleer of alle velden juist zijn ingesteld.
- Klik op Goedkeuren.
- Controleer het aantal te versturen e-mails.
- Klik op Verzenden.
🔗 Gerelateerde artikelen
- Brief versturen — verstuur een brief per post
- E-mail versturen — verstuur een e-mail zonder brief als bijlage
- Placeholders gebruiken in correspondentie — personaliseer berichten met dynamische velden
- Bezorgstatus volgen na verzending — controleer de bezorgstatus per ontvanger
- Kosten en prijsoverzicht voor brieven — vergelijk kosten: brief per e-mail is gratis