Skip to content
Cobee Support
Cobee Support

Formulier toevoegen

Met formulieren leg je informatie vast tijdens projecten, zoals technische opnames, schaderapporten of sleuteloverdrachten. Je maakt een formulier aan via een wizard met drie stappen: instellingen, adressen en opmaak. Elk formuliertype biedt andere elementen en mogelijkheden, dus kies vooraf het juiste type.

📝 Formulier aanmaken

  1. Ga naar Projecten > Formulieren.
  2. Klik op + Toevoegen en selecteer Nieuw.

Tip: Staat er een formulier klaar in de bibliotheek? Klik dan op Bibliotheek in plaats van Nieuw. Zie Formulier toevoegen vanuit bibliotheek.

⚙️ Stap 1: Instellingen

In de eerste stap geef je het formulier een naam, kies je een categorie en stel je de opties in die bepalen wie het formulier mag invullen en hoe.

  1. Vul een Naam in voor het formulier.
  2. Kies een Categorie (bijvoorbeeld Opname, Schade of Sleuteloverdracht). Categorieen helpen je om formulieren overzichtelijk te groeperen. Zie Categorieen beheren.
  3. Stel de gewenste opties in:
    • Openbaar formulier: alle bewoners in het project mogen het formulier invullen, ook als ze niet specifiek zijn geselecteerd.
    • Invullen zonder koppeling met adres: beheerders kunnen het formulier invullen zonder adres. Ze geven dan een vrije omschrijving op. Handig voor opnames in algemene ruimtes.
    • Bewoner invullen: het formulier verschijnt in de bewonersapp onder het icoon Formulieren, zodat bewoners het zelf kunnen invullen.
    • Meerdere keren invullen: het formulier mag meerdere keren per adres worden ingevuld. Handig bij terugkerende opnames.
    • Opnieuw invullen met vorige antwoorden: eerder ingevulde antwoorden worden vooraf ingevuld, zodat de invuller alleen wijzigingen hoeft aan te passen.
    • In dossier tonen: het ingevulde formulier wordt getoond in het bewonersdossier bij het adres.
  4. Stel eventueel een digitale handtekening in:
    • Geef het aantal handtekeningen op.
    • Voeg per handtekening een omschrijving toe (bijvoorbeeld "Bewoner" of "Opdrachtgever").
    • Zet Handtekening niet verplicht aan als ondertekening optioneel is.
  5. Klik op Opslaan en volgende.

Let op: Bij Rechtsgeldig ondertekenen worden handtekeningen gezet via Stiply. De kosten zijn 1,00 euro per handtekening en 0,25 euro per SMS bij SMS-authenticatie. Zie Rechtsgeldig ondertekenen met Stiply.

Tip: Onder Ingevulde formulieren automatisch e-mailen naar vul je e-mailadressen in die het ingevulde formulier direct als PDF ontvangen na invulling. Je kunt hier ook placeholders gebruiken.

📍 Stap 2: Adressen selecteren

In deze stap koppel je het formulier aan de adressen waarvoor het geldt. Alleen geselecteerde adressen kunnen het formulier invullen (tenzij het formulier openbaar is).

  1. Selecteer de adressen waarvoor het formulier geldt.
  2. Gebruik eventueel groepfilters om snel de juiste adressen te vinden. Je kunt filteren op groep, label of adreskenmerken.
  3. Klik op Opslaan en volgende.

📄 Stap 3: Formulier opmaken

Het formulier bestaat uit secties waarin je formulierelementen plaatst. Secties structureren het formulier en bepalen de volgorde waarin vragen worden getoond.

🔧 Secties beheren

  1. Klik op een sectie om de titel te wijzigen.
  2. Gebruik de iconen om een sectie te bewerken:
    • Potlood: naam van de sectie wijzigen.
    • Prullenbak: sectie verwijderen (inclusief alle elementen erin).
    • Plus: sectie dupliceren met alle elementen.
    • Papier: bewoner kan de sectie dupliceren tijdens het invullen. Handig als een sectie per ruimte herhaald moet worden.
    • Kleurkeuze: sectie een kleur geven. Deze kleur verschijnt op de meterkastlijst.

➕ Elementen toevoegen

  1. Sleep formulierelementen vanuit de elementenbibliotheek aan de linkerkant naar een sectie.
  2. Stel per element de opties in via de iconen:
    • Oog-icoon: element verbergen voor bewoners (alleen zichtbaar voor beheerders).
    • Vink-icoon: vraag verplicht maken. Het formulier kan niet worden afgerond zonder antwoord.
    • Lijst-icoon: element tonen op de meterkastlijst-export.
    • Prullenbak: element verwijderen.
    • Plus: element dupliceren.

📋 Beschikbare elementen

De beschikbare elementen hangen af van het formuliertype. Het standaardformulier bevat:

  • Toelichting: introductie of uitleg toevoegen, inclusief media zoals afbeeldingen.
  • Kort antwoord: tekstveld voor een woord of korte zin.
  • Lang antwoord: groter tekstvak voor uitgebreide antwoorden.
  • Nummer: numerieke invoer (bijv. tellingen, meterstand).
  • Tijd: tijdsinvoer via een tijdkiezer.
  • Datum: datuminvoer via een datumkiezer.
  • Selectie: keuze uit voorgedefinieerde antwoorden (radio, dropdown of checkbox).
  • Contactpersoon: contactgegevens van de bewoner ophalen of toevoegen.
  • Foto: foto's uploaden met de camera of uit de galerij, met opties voor tekenen, pinnen en opmerkingen.
  • Tekening: tekenen of markeren op een uploadde afbeelding of plattegrond. Zie Tekening-element gebruiken.
  • Afbeelding: een statische afbeelding tonen in het formulier (niet invulbaar).

Tip: Bij het element Contactpersoon worden de gegevens automatisch bijgewerkt in het adressenbestand. Zo houd je contactgegevens altijd actueel.

✔️ Formulier opslaan

  1. Controleer of het formulier naar wens is samengesteld.
  2. Klik op Opslaan.

Het formulier is nu beschikbaar voor de geselecteerde adressen. Je kunt de voortgang volgen via het statusoverzicht.

🔗 Gerelateerde artikelen

Powered by Plain